Bankadaki hesaplara ait bilgiler her hesap için ayrı ayrı kaydedilir. Hesap tanım penceresi iki ana bölümden oluşur. Üst bölümde bilgi giriş alanları, alt bölümde ise hesap kayıt türüne göre değişen hesap detaylarına ait toplamlar yer alır. Bu alanlara bilgi girilmez. Toplamlar yapılan işlemler sonucunda oluşur ve otomatik olarak karta aktarılır.
Banka hesap kartı üzerinden kaydedilen bilgiler şunlardır:
Hesap Kodu: Banka hesabının kodudur. Bankaya ait her hesap ayrı bir kod ile izlenir. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Hesap Adı: Banka hesabının adıdır. Banka hesap adı, hesap kartları için önemli bir alan olmasına karşın açılan hesap kartlarının adının girilmesi zorunda değildir. Ancak yukarıda sözü edilen arama, sıralama vb. işlemler banka adına göre de yoğun bir şekilde yapılabileceğinden, banka hesap kartları, hesap adının ilk 10 karakterine göre de sıralıdır. Bu nedenle hesap adının ilk 10 karakterinin de banka kodunda olduğu gibi ayırt edici bilgi taşıması raporlama için yararlıdır. Ayrıca burada girilen banka hesap adı form basımlarında da kullanılır.
Döviz Türü: Dövizli banka hesaplarını takip etmek için dövizli ticari hesap ve dövizli kredi hesabı açılmalıdır. Dövizli hesabın döviz türü bu alanda belirtilir. Bu hesaplara TL cinsinden işlem girilemez, sadece işlem dövizi cinsinden işlem kaydedilir.
Kur Türü: Dövizli hesap için geçerli olacak kur türü öndeğeridir. Kur türleri listelenir ve ilgili kur türü seçilir. Kur türleri Döviz Parametrelerinde kaydedilir. Bu türlere ait kur değerleri ise döviz tablosu üzerinden girilir.
IBAN: Banka hesabı IBAN bilgisidir.
Hesap No: Banka Hesap numarasıdır.
Kredi Kartı İşlemleri: Banka hesabının kredi kartı ile yapılan işlemlerde kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır. Bu alan işaretlendiğinde, kartta tanımlanan banka hesabı için geri ödeme planları tanımlanır ve bu tür banka hesapları kredi kartı uygulamalarında kullanılır.
Özel Kod: Banka hesap kartlarını gruplamakta kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod, cari hesap kartlarını kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır.
Yetki Kodu: Yetki kodu alanı detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi kartlara ulaşabileceği ve işlem yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılarak karta yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Statüsü: Banka hesabının işlemlerde kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır. "Kullanımda" ve "Kullanım Dışı" olmak üzere iki seçeneklidir. "Kullanımda" seçimi yapıldığında banka hesap kartı aktif durumdadır ve işlemlerde kullanılır. "Kullanım Dışı" seçiminde ise pasif durumdadır ve işlemlerde kullanılamaz.
Banka Tahsilat Hesabı: Bu alan Kredi Kartı Hesabı türündeki banka hesap tanımlarında yer alır. Kredi kartı ile yapılan alış/satış işlemlerinden sonra oluşan cari hesap kredi kartı fişi tahsil edildiğinde, ilgili tutarın hangi banka hesabına aktarılacağı bu alandan belirlenir. Kayıtlı banka hesapları listelenir ve ilgili hesap seçilir.
Kasa Tahsilat Hesabı: Bu alan Kredi Kartı Hesabı türündeki banka hesap tanımlarında yer alır. Kredi kartı ile yapılan alış/satış işlemlerinden sonra oluşan cari hesap kredi kartı fişi tahsil edildiğinde, ilgili tutarın hangi kasa hesabına aktarılacağı bu alandan belirlenir. Kayıtlı kasalar listelenir ve ilgili kasa seçilir.
Banka hesap kartına ait diğer bilgiler F9-sağ fare tuşu menüsündeki seçeneklerle kaydedilir:
Kartın alt bölümünde görüntülenen ve hesap detaylarına ait son toplamları içeren alanlara bilgi girilemez. Bu bölümde yer alan alanlar hesap kayıt türüne göre değişiklik gösterir.
Kayıt türü Ticari ve Dövizli Ticari olan kartların hesap detayları cari hesap, tahsil senetleri, takas çekleri ve kesilen çeklerdir. Bu hesap detaylarına ait son durumu içeren borç, alacak ve bakiye toplamları ilgili kolonlarda yer alır. Toplam satırında ise tüm hesap detaylarının toplamı listelenir.
Kayıt türü Ticari ve Dövizli Ticari olan kartların hesap detayları cari hesap, tahsil senetleri, takas çekleri ve kesilen çeklerdir. Bu hesap detaylarına ait son durumu içeren borç, alacak ve bakiye toplamları ilgili kolonlarda yer alır. Toplam satırında ise tüm hesap detaylarının toplamı listelenir.
Banka hesap durum bilgilerinde tahsil edilmemiş kesilen çekler toplamı da yer alır.
Kayıt türü Dövizli Ticari olan banka hesap kartlarında, hesap detaylarına ait toplamlar hesabın döviz türü yani işlem dövizi üzerinden izlenir.
Kayıt türü Kredi ve Dövizli Kredi olan kartların hesap detayları teminat senetleri, teminat çekleri, senet karşılığı kredi ve çek karşılığı kredidir. Bu hesap detaylarına ait son durumu içeren borç, alacak ve bakiye toplamları ilgili kolonlarda yer alır. Toplam satırında ise tüm hesap detaylarına ait toplamlar listelenir.
Kayıt türü Dövizli Kredi olan banka hesap kartlarında, hesap detaylarına ait toplamlar hesabın döviz türü yani işlem dövizi üzerinden izlenir.
